Ab 01.01.2025: Verpflichtung zur E-Rechnung gemäß EN 16931
Vorab : Die Sage 100 Connected bietet mit dem Liveupdate im Herbst (~November 2024) bereits alle gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung im Standard ab. Somit steht dem Empfang einer E-Rechnung in der Sage 100 nichts im Wege. Bereits heute ist das Erstellen im ZUGFeRD 2.0 und X Rechnungsformat im Standard der Sage 100 Connected seit 2020 möglich. Reservieren Sie frühzeitig Termine zur Unterstützung der E-Rechnungspflicht bei Ihrem CRS Ansprechpartner.
Eine E-Rechnung übermittelt Rechnungsinformationen elektronisch, ermöglicht deren automatisierten Empfang und Weiterverarbeitung. Dies gewährleistet eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Bilddateien wie PDFs stellt eine E-Rechnung die Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar, der eine medienbruchfreie Verarbeitung sicherstellt.
Grundsätzlich müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können. Jedoch gibt es Ausnahmen für die Ausstellung von E-Rechnungen, sodass die umfassende Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erst ab 2028 greift.
- Rechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Rechnungen an Endverbraucher
Übergangsregelungen gemäß Wachstumschancengesetz
Papierrechnungen oder andere elektronische Formate, die nicht der EN 16931 Definition entsprechen (keine XRechnung, kein ZUGFeRD), sind noch erlaubt:
- Bis Ende 2025 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2025.
- Bis Ende 2026 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2026 und dem 31. Dezember 2026.
- Bis Ende 2027 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnungen ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug.
Spezielle Regelung für EDI-Übermittlungen
Ein anderes elektronisches Format, das nicht der Definition des Wachstumschancengesetzes entspricht, ist bis Ende 2027 zulässig, wenn der Umsatz mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.
Wichtig: Der relevante Zeitpunkt für die Übergangsregelungen ist der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird.
Empfang und Integration
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, digitale Rechnungen mit strukturierten Datensätzen (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) zu empfangen. Dies kann am einfachsten über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software erfolgen, die alle Schritte - Erstellung, Übermittlung, Empfang, Weiterverarbeitung und Archivierung - automatisiert abwickelt.
Wichtig: Ab 2025 können Kunden keinen Widerspruch für den Empfang von E-Rechnungen geben und müssen diese annehmen. Die Zahlung einer sonstigen Rechnung, wie z.B. Papier- oder PDF-Rechnung kann jedoch als stillschweigende Zustimmung gewertet werden.
Hinweis: Rechnungen, die via Computer-Fax oder als PDF versendet werden, gelten als „sonstige Rechnungen“ und nicht als elektronische Rechnung.
Zulässige Formate
Rechnungsformate: EN-16931
Zukünftig können verschiedene E-Rechnungsformate für den strukturierten Austausch von Rechnungen und Daten zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Die wichtigsten Formate für elektronische Rechnungen sind: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, EDI (Electronic Data Interchange) bzw. alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und in den zugelassenen Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt.
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument (PDF/A-3) integriert. Dadurch können Rechnungen sowohl visuell dargestellt als auch elektronisch verarbeitet werden, ohne Medienbrüche.
ZUGFeRD/Factur-X
Das ZUGFeRD-Format kombiniert einen maschinenlesbaren XML-Datensatz mit einer PDF/A-3 Datei. Diese innovative hybride E-Rechnung kann sowohl von Menschen gelesen als auch ohne jegliche Medienbrüche elektronisch verarbeitet werden. Dabei ist der strukturierte Teil der Rechnung stets führend. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen internationaler Standardisierung und ist somit hervorragend für den europäischen und internationalen Rechnungsverkehr geeignet. Die Spezifikation wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland umfassend bereitgestellt.

Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, entwickelt von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT). Es handelt sich um ein strukturiertes XML-Datenformat, das eine automatische elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte ermöglicht.
Die XRechnung ist der Standard für den Versand von E-Rechnungen in Deutschland nach der europäischen Norm 16931. Entwickelt ist sie speziell auf die Bedürfnisse öffentlicher Einrichtungen. XRechnungen bestehen aus strukturierten XML-Datensätzen, die nur maschinell verarbeitet werden können. Dies macht den Prozess schneller und effizienter. Das XRechnungs-Format erfüllt sowohl die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 als auch die spezifischen Bestimmungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.

Archivierung von E-Rechnungen
Für E-Rechnungen gelten dieselben Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz vom 13. März 2024 wurde beschlossen, dass die Archivierungspflicht auf 8 Jahre reduziert werden soll. Das bedeutet, dass auch E-Rechnungen für 8 Jahre aufbewahrt und archiviert werden müssen.
Elektronische Rechnungen müssen den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) folgen. Sie müssen auf revisionssicheren Systemen oder Speichermedien archiviert werden, um die folgenden rechtlichen Anforderungen zu erfüllen:
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
- Ordnungsmäßigkeit
- Zugriffsschutz
- E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format archiviert werden, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden sie in ein anderes Format umgewandelt, müssen beide Dateien aufbewahrt und ihre Verknüpfung erkennbar sein. Für die Archivierung dürfen nur Speichermedien verwendet werden, die keine Änderungen zulassen, wie z.B. einmal beschreibbare CD-R/DVD-R oder spezielle festplattenbasierte Archivsoftware oder Cloud-Lösungen mit End-to-End-Verschlüsselung. Bei unvermeidlichen Änderungen müssen Protokollierung und Versionierung für Transparenz sorgen, was als "revisionssicher" bezeichnet wird.
- Für die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten setzen größere Unternehmen häufig auf ECM-Systeme (Enterprise Content Management), während mittlere und kleinere Unternehmen DMS-Systeme (Dokumentenmanagement) nutzen. Viele dieser Software-Lösungen bieten eine revisionssichere Archivierung und haben ein Testat, das die GoBD-Konformität bestätigt.
Tipp : Jetzt revisionssicher und GoBD-konform archivieren mit dem Sage DMS System zur Sage 100. Gern steht Ihnen Ihr CRS Ansprechpartner auch zu diesem Thema zur Verfügung
Quelle Sage Deutschland. https://www.sage.com/de-de/
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