Grundlagen für Sage Kunden

Die wichtigsten Antworten auf Ihre Fragen

Um Kunden mit aktivem Vertrag in diesen besonderen Zeiten bestmöglich zu unterstützen, hat Sage Deutschland bzgl. der MwSt-Erhöhung (Rückänderung) alle Hebel in Bewegung gesetzt, eine zusätzliche Unterstützung in ihren Produkten bieten zu können. Das Team der CRS erweitert diese Unterstützung durch das bekannte Vorgehen der erweiterten Dokumentation sowie durch persönliche Unterstützung durch unser Team.

Sage bietet für Kunden mit den unter Wartung stehenden Versionen der Sage 100 (ab Version 8.1) die Möglichkeit, die bisherigen Steuercodes für 7% und 19% ab dem 01.01.2021 erneut zu verwenden, sofern der von Sage Deutschland empfohlene Weg seinerzeit angewendet wurde. Hierzu erfolgt die Umsetzung durch ein Sage Live Update.

Kunden welche die Sage Office Line in der Version 7.1 in Wartung haben, können einen Leitfaden erhalten welcher die notwendigen Schritte darstellt.

Ältere / andere Versionen der Sage 100 bzw. Sage Office Line können seitens Sage nicht unterstützen werden.

Gern stehen wir zu Ihrer Unterstützung zur Verfügung. Wir bitten Sie bereits heute, Termine mit uns zu reservieren um eine zeitnahe und sichere Realisierung in Ihrer Sage 100 / Office Line zu gewährleisten.

Nachfolgend ein erster unverbindlicher Überblick aus dem Hause Sage Deutschland zu Ihrer Information.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Informationen dienen der allgemeinen Orientierung.

Rechtshinweis: 
Die Inhalte wurden mit großer Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann CRS keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen.

1.0 Allgemeines zur Mehrwertsteuersenkung

Dieses FAQ behandelt verschiedene allgemeine Anwendungsfragen zum Thema Mehrwertsteuersenkung. Es orientiert sich an der Umsetzung der letzten Steueränderung 2006/2007, um den Sage Anwendern eine Einschätzung der Handlungsfelder zu geben. Es kann bei der aktuell zeitlich begrenzten Steuersenkung zu abweichenden Regelungen kommen, um den Umstellungsaufwand der betroffenen Unternehmen zu reduzieren. Hier sind der neue Gesetzestext sowie die Durchführungsverordnung abzuwarten, die zum augenblicklichen Zeitpunkt noch nicht vorliegen. 

Sobald wie möglich und parallel zum Gesetzgebungsverfahren wird Sage produktbezogene Leitfäden anbieten, die Sie im jeweiligen Sage Produkt bei den Änderungen unterstützen werden und die wir bei entsprechender gesetzlicher Klarstellung regelmäßig aktualisieren.

1.1 Was sind die Kernpunkte zur Mehrwertsteuersenkung? 

• Eine befristete Senkung des Regelsteuersatzes ab dem 1. Juli für sechs Monate von 19 auf 16 Prozent. 
• Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz, der u.a. für Grundnahrungsmittel, Presseerzeugnisse und Übernachtungen gilt wird von sieben auf fünf Prozent sinken. 
• Die Steuersenkung ist bis Ende 2020 befristet und soll den Konsumenten Einsparungen in Höhe von 20 Milliarden Euro bringen.
• Gastronomiebetriebe sollen in der Zeit der Wiederöffnung unterstützt werden. Hier ist eine Senkung der Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie von 19 auf 7 Prozent vorgesehen, befristet vom 01. Juli 2020 bis 30. Juni 2021

1.2 Wie ist der Stand des Gesetzgebungsverfahrens?

Die zeitweise Senkung der Mehrwertsteuersätze wird im Rahmen des "Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz" vorgenommen, mit dem die zeitkritischen Änderungen des Konjunkturpakets umgesetzt werden sollen. Die Koalition hatte sich am 03.06.2020 auf die Einführung verschiedener konjunkturbelebender Maßnahmen zur ökonomischen Milderung der Corona-Folgen entschieden. 

Ein entsprechender Kabinettsbeschluss am 12.06.2020 wurde notwendig, damit die Mehrwertsteuersenkung rechtzeitig in Kraft treten kann. Der Bundestag soll sich trotz der bislang ungelösten Detailfragen in der Woche bis zum 21.06.2020 erstmals mit der Vorlage befassen, die dann nach vorläufigen Planungen am 29. Juni in Sondersitzungen von Bundestag und Bundesrat endgültig verabschiedet werden soll. 

Zu den Anwendungsregeln, die parallel zum Gesetzgebungsverfahren durch das BMF veranlasst werden, sind noch zahlreiche Detailfragen zu klären, wie das Finanzministerium einräumte. So haben sowohl der Steuerberaterverband und zahlreiche andere Wirtschaftsverbände vereinfachte Regelungen für die geplanten Durchführungsverordnungen angemahnt, um einen befürchteten hohen Verwaltungsaufwand abzumildern. So regen einige Verbände in Ihren Stellungnahmen eine Beschränkung der Mehrwertsteuersenkung in Geschäftsbeziehung mit dem Endkunden an. Es gibt auch Stimmen die fordern, die Senkung später in Kraft zu setzen und sie dann für einen längeren Zeitraum von einem Jahr zu befristen. 

Nach Kritik aus dem Einzelhandel, das Auszeichnen neuer Preise sei für ein halbes Jahr zu aufwendig, erklärte das Wirtschaftsministerium, die Schilder müssten nicht alle geändert werden. Danach können die Händler und Anbieter von Dienstleistungen für die vorübergehende Senkung der Mehrwertsteuer von der bestehenden Ausnahmemöglichkeit des § 9 Absatz 2 PAngV Gebrauch machen und pauschale Rabatte an der Kasse gewähren, ohne die Preisauszeichnung zum Beispiel sämtlicher Regale in der Nacht zum 1. Juli 2020 ändern zu müssen.

1.3 Wer profitiert von der Mehrwertsteuersenkung?

Profitieren sollen alle: Bürger, Unternehmen und Kommunen, in dem die Umsätze der Unternehmen angekurbelt werden. Sicherlich profitieren am meisten die Verbraucher, da die Mehrwertsteuer eine allgemeine Umsatzsteuer ist, die in erster Linie den Endverbrauchern zu Gute kommt. 

Je größer das Konsumverhalten ist, desto höher wird der Unternehmensumsatz und damit der Gewinn ausfallen. Insbesondere die in der Pandemie betroffene Gastronomie wird durch die Senkung profitieren.

1.4 Was sind die Vor- und Nachteile der Mehrwertsteuersenkung?

Vorteile

• Wirtschaft kann schneller aus der Rezession kommen
• Mehr Konsum bedeutet mehr Umsätze und Einnahmen für den Handel
• Binnennachfrage wird gestärkt
• Preise sinken
• mehr soziale Gerechtigkeit

Nachteile

• pro Prozentpunkt entgehen der Regierung etwa 10 Milliarden Euro an Steuereinnahmen
• Handel könnte nach Ablauf der zeitlichen Befristung die Preise anheben
• Vieles ist abhängig vom weiteren Verlauf der Corona-Pandemie

Umstellung der Mehrwertsteuer bedeutet für Unternehmen:

• Umfassender kurzfristiger Handlungsbedarf
• Systeme und Prozesse müssen angepasst werden
• Änderung von Verträgen 
• Buchhaltung und Kassensysteme sind umzustellen
• Zugleich muss bedacht werden, dass die Änderungen in 6 Monaten wieder rückgängig zu machen sind

2.0 Steuerbehandlung

2.1 Wie wird mit dem verminderten Steuersatz im Übergangszeitraum verfahren?

Die verminderten Steuersätze gelten nur für Leistungen, die im Zeitraum vom 01.07. bis 31.12.2020 ausgeführt werden. Hierbei spielt der Zeitpunkt des Vertragsabschlusses, der Rechnungsstellung oder der erfolgten Zahlung eine wichtige Rolle. 

Beispielsweise entfällt auf Anzahlungen, die vor dem 01.07. erstellt werden, deren Leistung jedoch im Übergangszeitraum ausgeführt werden, das gesamte Entgelt auf den verminderten Steuersatz. Dies muss auf der Schlussrechnung berücksichtigt werden.

Bruttoversteuerung

Beispiel: Anders sieht es bei einem „Bruttoangebot“ aus, aus dem sich die einzelnen Posten nicht ergeben, sondern nur der Endpreis. Bleibt die Firma der Dienstleistung bei ihrem Endpreis, muss sie die Steuersatzsenkung nicht an den Kunden weitergeben.

2.3 Müssen die Steuerkennzeichen angepasst werden?

Ja, für sämtliche Ausgangsrechnungen sind die Steuersätze anzupassen. Dazu müssen neue Steuerkennzeichen angelegt werden. Es muss sichergestellt sein, dass die bestehenden Kennzeichen für den Übergangszeitraum nicht verwendet werden.

Neue Steuerkennzeichen sind ebenfalls für steuerbare „Reverse-Charge“ Eingangsleistungen (Steuerschuldnerschaft) sowie innergemeinschaftliche Erwerbe für den Übergangszeitraum erforderlich.

3.0 Auswirkung auf Gutscheine, Rechnungen, Skonto und Barverkaufssysteme

3.1 Wie wird mit Gutscheinen umgegangen?

Seit Januar 2019 wird nicht mehr von Wert- und Sachgutscheinen gesprochen, sondern von Mehrzweck- und Einzweckgutscheinen.

• Einzweckgutschein: 
  Bei einem Einzweckgutschein steht der Ort der Lieferung bzw. sonstigen Leistung und deren Umsatzsteuersatz bereits fest. Die Umsatzsteuer fällt hier bereits mit Ausstellen des Gutscheins an.
  
• Mehrzweckgutschein:
  Alle anderen Gutscheine fallen unter die Bezeichnung Mehrzweckgutschein und die Umsatzsteuer fällt erst mit dem Einlösen des Gutscheins an.

Beispiele für unterschiedliche Branchen:

• Restaurants/Gastronomie
  Wird beispielsweise vom Restaurant ein Gutschein für Essen und Getränke ausgegeben und kein „Außer-Haus-Verkauf“ unterhalten, stehen Ort der Leistungserbringung (Gasträume) und Umsatzsteuersatz (Regelsatz 19%) fest: Der Gutschein ist ein Einzweckgutschein, die Umsatzsteuer ist mit Ausgabe fällig. Handelt es sich bei dem Unternehmen jedoch um einen Gasthof mit angeschlossener Hofmetzgerei und ist der Gutschein für beides gültig, dann ist dieser als Mehrzweckgutschein zu betrachten und umsatzsteuerlich erst beim Einlösen relevant.
  
• Hotels/Pensionen
  Bei einer Gutscheinausgabe, bei der die Übernachtung für zwei Personen inklusive Frühstück in einer bestimmten Zimmerkategorie umfasst, ist dies ein Einzweckgutschein: Zwar werden Übernachtung und Verpflegung umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt, die Verteilung des 19% Regelsatzes und 7% Regelsatzes steht jedoch bereits fest. Die Umsatzsteuer wird mit Ausgabe des Gutscheins fällig.
  Anders sieht es für Gutscheine im Sinne von „100 Euro für unsere Hotelleistungen“ aus: Bei Ausgabe ist nicht klar, wie der Inhaber den Gutschein einlösen wird (Übernachtung, Essen, Wellness…). Der Zeitpunkt der Umsatzbesteuerung richtet sich nach der Einlösung.
  
• Freizeitbranche
  Hier geht es meist um Einzweckgutscheine – aber es gibt Besonderheiten: Der Gutschein für eine Rafting-Tour ist ein Einzweckgutschein; ein allgemeiner Gutschein für ein Event-Unternehmen kann aber ein Mehrzweckgutschein sein, wenn z.B. auch Konzerte (7% MwSt.) zum Angebot gehören.

3.2 Was muss bei der Rechnungseingangsprüfungen beachtet werden?

Lieferantenrechnungen sollten im Übergangszeitraum nur die verminderte Umsatzsteuer beinhalten. Sofern die Umsatzsteuer hingegen auf Basis der bislang gültigen Steuersätze abgerechnet wird, ist zu beachten, dass es sich anteilig um einen Startausweis nach § 14c Abs. 1 UStG handelt. Die zu hoch ausgewiesene Steuer darf daher nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.

3.3 Was muss bei einem Skontoabzug beachtet werden?

Entscheidend ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung:

• Wird aus einer Rechnung, die VOR Beginn des Übergangszeitraums erstellt wurde, IM Übergangszeitraum Skonto gezogen, kann bei Skontoabzug der bislang anzuwendende Steuersatz gezogen werden. 
• Wird aus einer Rechnung, die WÄHREND der Steuersenkung erstellt wurde, NACH dem Ende des Übergangszeitraums Skonto gezogen, kann bei Skontoabzug der verminderte Steuersatz gezogen werden. 

3.4 Gibt es eine Auswirkung auf das Barkassensystem?

Sämtliche Kassensysteme sind auf die neuen Steuersätze ab dem 01.07.2020 umzustellen.

Nach Kritik aus dem Einzelhandel, das Auszeichnen neuer Preise sei für ein halbes Jahr zu aufwendig, erklärte das Wirtschaftsministerium, die Schilder müssten nicht alle geändert werden. Danach können die Händler und Anbieter von Dienstleistungen für die vorübergehende Senkung der Mehrwertsteuer von der bestehenden Ausnahmemöglichkeit des § 9 Absatz 2 PAngV Gebrauch machen und pauschale Rabatte an der Kasse gewähren, ohne die Preisauszeichnung zum Beispiel sämtlicher Regale in der Nacht zum 1. Juli 2020 ändern zu müssen.

4.0 Umgang mit Verträgen

4.1 Wie muss mit Jahresverträgen umgegangen werden?

Bei Jahresverträgen ergeben sich Änderungen zum verminderten Steuersatz, wenn die Leistungen mit Ablauf des vereinbarten Zeitraums erbracht wurde. Dies gilt selbst dann, wenn die Zahlung für das gesamte Jahr bereits vorab geleistet wurde. Hier ist eine Anpassung der Zahlung und der Rechnung in jedem Fall erforderlich.

Soweit Teilleistungen erbracht werden, entsteht die Umsatzsteuer für die Teilleistungen, die bis zum 30.06.2020 erbracht wurden, noch mit den bisherigen Steuersätzen 19% bzw. 7%. Die Teilleistungen, die in der zweiten Jahreshälfte erbracht werden, unterliegen den Steuersätzen 16% bzw. 5%. Ab dem 01.01.2021 gelten voraussichtlich wieder die Steuersätze 19% bzw. 7%.

4.2 Sind Leasing-Verträge betroffen?

Wird im Übergangszeitraum eine Leasing-Sonderzahlung vorgenommen, ist diese entsprechend auf den verminderten Satz zu zahlen.

4.3 Müssen Mietverträge angepasst werden?

Ja, Mietverträge sind für den Steuersenkungszeitraum anzupassen, sofern sie als Rechnungen fungieren. 

Hinweis: Mietumsätze sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Bei gewerblichen Mietverträgen kann der Vermieter auf diese Freiheit verzichten. Der Vermieter führt dann die Umsatzsteuer ab. Der Mieter kann sie als Vorsteuer geltend machen.

5.0 Änderungen in der Buchhaltung

5.1 Welche Auswirkung hat die Änderung auf die Buchhaltung?

In einigen Sage Produkten müssen neue Steuercodes vorhanden sein, um Geschäftsvorfälle mit 16% und 5% buchhalterisch erfassen zu können. Die neuen Steuercodes müssen in den 16% und 5% Sachkonten berücksichtigt werden.

Die Vorgabe, dass Umsätze zu den neuen Steuersätzen 16% und 5% gesammelt in den Kennzahlen für Umsätze zu anderen Steuersätzen eingetragen werden müssen, ist in den neuen Sachkonten bzw. Steuercodes zu berücksichtigen. Dies entspricht der Kennzahl 35 im Formular. Die Umsatzsteuer zu 16% und 5% wird gesammelt in Kennzahl 36 eingetragen. Die Regel gilt ebenso für innergemeinschaftliche Erwerbe mit 16 % und 5 %. Für diese Geschäftsvorfälle sind Kennzahl 95 (Bemessungsgrundlage) und Kennzahl 98 (Steuer) zu verwenden.

Die neuen Sachkonten und ggf. Festkontenzuordnungen müssen in die Buchhaltung eingepflegt werden. Sofern sich die Buchhaltung am Standardkontenrahmen orientiert, muss auf die Veröffentlichung des SKR03 bzw. 04 gewartet werden.

 
Die Sage Finanzbuchhaltungsprodukte arbeiten mit Steuercode- und/oder Sachkontenumsätzen, um die erforderlichen Werte für eine Umsatzsteuervoranmeldung korrekt aufzubereiten.

Die Muster der Vordrucke im Umsatzsteuer-Voranmeldungsverfahren werden von der Finanzverwaltung in Form eines BMF-Schreibens veröffentlicht. Dort enthalten sind Eingabezeilen für Umsätze und Steuerbeträge der Steuersachverhalte. Umsatzsteuervoranmeldungskennziffern enthalten die einzelnen Werte.

Laut einer Vorabinformation des für die ESLTER-Schnittstellenvorgaben verantwortlichen Bayerischen Landesamtes für Steuern vom 10.06.2020, wird ein unbürokratischer Weg gewählt und es soll keine Änderungen der Umsatzsteuervoranmeldungsformulare 2020 geben.

Demnach werden die Umsätze zu den neuen Steuersätzen 16% und 5% gesammelt in den Kennzahlen für Umsätze zu anderen Steuersätzen eingetragen. Dies entspricht der Kennzahl 35 im Formular. Die Umsatzsteuer zu 16% und 5% wird gesammelt in Kennzahl 36 eingetragen.

Somit ist eine direkte Verprobung zwischen den Kennzahlen 35 und 36 getrennt nach Steuersätzen nicht möglich, da gemischte Steuersätze vorhanden sein können.

Die Regel gilt ebenso für innergemeinschaftliche Erwerbe mit 16 % und 5 %. Für diese Geschäftsvorfälle sind Kennzahl 95 (Bemessungsgrundlage) und Kennzahl 98 (Steuer) sind zu verwenden.
Umsätze mit 19 % werden lt. Information des Bayerischen Landesamtes für Steuern in der Umsatzsteuervoranmeldung weiterhin zulässig sein. So wurde durch den Gesetzgeber festgelegt, dass Tabakwaren weiterhin mit 19% besteuert werden sollen. Allerdings stellen Umsatzsteuervoranmeldung mit Werten mit 19 % und 7 % Steuer (Kennzahlen: 81, 86, 89 und 93) im Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum Juli 2020 – Dezember 2020 die Ausnahme dar.

Wichtig: Ein LiveUpdate zur kurzfristigen Aktualisierung für die ELSTER- Schnittstelle benötigten ERIC-Dateien, ist durch diese Verwaltungserleichterung nicht notwendig.

6.0 Fragestellungen zu HR Themen

6.1 Welche Auswirkungen gibt es bei Reisekostenabrechnungen?

Aufgrund der neuen Steuersätze benötigen die Unternehmen neue Kennzeichen für Spesen.

Bei Buchungen von Übernachtungen oder Bahnfahrten, die in den Zeitraum ab dem 01.07.2020-31.12.2020 fallen, muss bei Vorabzahlung der verminderte Steuersatz beachtet werden.

Bei der Reisekostenabrechnung muss z.B. bei Hotelübernachtung oder dem Bahnticket darauf geachtet werden, dass die Steuersatzänderungen sowohl den Regel- als auch den ermäßigten Steuersatz betreffen. 

6.2 Gilt der verminderte Steuersatz auch bei PKW Überlassung?

Ja, bei PKW-Überlassung an Mitarbeiter gilt für den Zeitraum der Steuersenkung der verminderte Steuersatz von 16%.

6.3 Wie wirkt sich die Steuersenkung auf Jahresbonuszahlungen von Mitarbeitern aus?

Bei Jahresboni muss der Bonus in Leistungen bis zum 30.06. und Leistungen ab dem 01.07. aufgeteilt werden.

7.0 Rechnungsstellungen

7.1 Umgang mit Rechnungen von Sage an Kunden und Business Partner

Die Senkung der Mehrwertsteuer hat ebenfalls unmittelbar Auswirkung auf die Rechnungstellung zwischen Sage und Ihnen als Kunden bzw. Businesspartner. Wir prüfen aktuell die notwendigen Schritte um Ihnen:

• Zum 01.07.2020 Belege unter Berücksichtigung der korrekten Steuersätze für Wartungs- und Nutzungszeiträume, die über den 31.12.2020 hinaus gehen auszustellen
• Bereits ausgestellte Belege, die einen Wartungs- oder Nutzungszeitraum zwischen dem 01.07.2020 und 31.12.2020 betreffen, auf die korrekten Umsatzsteuersätze anzupassen

8.0 Weiterführende Themen

8.1 Bauleistungen

Bei Bauleistungen gibt es häufig die Besonderheit, dass die Leistung erst dann als erbracht gilt, wenn das gesamte oder Teile des Bauvorhabens vom Auftraggeber abgenommen wurden. 

Es empfiehlt sich entsprechende Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien zu treffen bzw. nachzuholen, um Teilleistungen, die in den Zeitraum 01.07.2020 bis 31.12.2020 fallen, mit dem Regelsteuersatz von 16% abrechnen zu können.

Wurden bereits Anzahlungen vor dem 01.07.2020 mit 19% abgerechnet, die Bauleistung wird aber zwischen dem 01.07.2020 und 31.12.2020 erbracht, unterliegt die gesamte Leistung dem neuen Steuersatz von 16%.

8.2 Unterliegen Mitgliedsbeiträge auch den verminderten Steuersätzen?

Ja, auch Mitgliedsbeiträge zum Kalenderjahr unterliegen in 2020 den verminderten Steuersätzen, da die Mitgliedschaft bis 31.12.2020 als an diesem Tag vollendet gilt.

8.3 Gibt es Änderungen in der Anlagenbuchhaltung?

Durch die Wiedereinführung der degressiven Afa bei Anlagegütern, wird eine degressive Abschreibung für Abnutzung (AfA) mit dem Faktor 2,5 gegenüber der derzeit geltenden AfA und maximal 25% Prozent pro Jahr für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in den Steuerjahren 2020 und 2021 eingeführt.

Quelle Sage Deutschland. Weitere Informationen finden Sie bei Ihrem Ansprechpartner, unseren Newsletter oder unter www.sage.de